Éthique et conformité

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« L’éthique et la conformité forment la trame des activités de notre organisation. Tel qu’établi dans le programme de certification annuelle des employés ou dans les six valeurs qui sont au coeur de l’organisation, nous sommes déterminés à démontrer l’excellence en matière d’éthique et de conformité dans tout ce que nous faisons. »



Ton donné par la haute direction

Nous prêchons par l’exemple : la haute direction donne le ton.


Le ton donné par la haute direction doit se traduire par la transmission de messages de conformité cohérents et pertinents aux dirigeants de tous les niveaux hiérarchiques. L’écho du ton donné par la haute direction entendu par les dirigeants de tous les niveaux hiérarchiques est un élément crucial à l’atteinte de nos objectifs. Des messages relatifs à la conformité sont transmis à toutes les réunions de direction et lors d’événements. Ces messages mettent l’accent sur la responsabilité de chacun en matière d’éthique et de conformité.



Responsabilité de la direction

Les dirigeants se doivent de prêcher par l’exemple.


Notre but ultime de devenir la référence à laquelle les entreprises se mesurent est l’une de nos plus profondes aspirations. C’est la raison pour laquelle c’est des plus importantes responsabilités de nos dirigeants. Elle va bien au-delà de la haute direction : tous les dirigeants doivent adopter un comportement éthique. Ils doivent veiller à ce que les décisions d’affaires prises et les actes posés soient toujours en parfait accord avec les exigences légales, ainsi qu’avec nos propres valeurs et politiques.

Notre équipe de communication produit une variété de minutes éthiques que les gestionnaires utilisent au début de chaque réunion. Cette initiative s’appuie sur les résultats concluants de notre programme de santé et sécurité qui constitue maintenant une seconde nature et un élément intrinsèque de nos pensées, de nos plans et de nos actions. Nous voulons que l’éthique et la conformité deviennent également une seconde nature au sein de notre entreprise.

Nos gestionnaires se sont vu confier une responsabilité supplémentaire en vertu du Code d’éthique, car ils sont responsables de faire la promotion d’une culture forte en matière d’éthique et d’intégrité. Il leur incombe notamment de créer un milieu de travail positif dans lequel les gens sont traités avec dignité et respect.


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Chambre des politiques

Toutes les fonctions et unités d’exploitation travaillent sans relâche à renforcer nos politiques et à en assurer la pertinence.


L’initiative de la Chambre des politiques a été adoptée dans le cadre d’un projet mondial visant à renforcer la gouvernance. Il s’agit d’un effort concerté qui exige l’apport et l’engagement de l’ensemble des fonctions d’entreprise et des unités d’exploitation. L’objectif est de s’assurer que toutes les politiques et procédures dans toutes les sphères de l’entreprise :

  • sont cohérentes;
  • s’harmonisent avec les normes de l’entreprise;
  • sont conformes aux lois et règlements en vigueur;
  • sont exhaustives, pertinentes et cohérentes quant à leur niveau de détails et de présentation;
  • sont publiées dans la langue locale;
  • sont communiquées de façon appropriée;
  • sont mises à la disposition des employés sur l’intranet; et
  • sont mises à jour et révisées périodiquement.

Notre politique anticorruption

Notre politique anticorruption renforce notre engagement envers les plus rigoureuses normes en matière de gouvernance, d’éthique et de conformité.


La politique anticorruption englobe de nombreuses procédures opérationnelles standardisées (POS) qui décrivent les façons d’appliquer les politiques dans nos activités d’entreprise :


  • POS sur le devoir de signalement - Cette procédure définit notre responsabilité de signaler de bonne foi, sans crainte de représailles, toute infraction connue ou présumée, ou tout acte ou comportement qui contrevient à notre Code d’éthique et de conduite dans les affaires.
  • POS sur les paiements de facilitation  - Cette procédure interdit les paiements de facilitation, ainsi que l’autorisation, l’offre directe ou indirecte, ou la promesse de tout paiement de facilitation.
  • POS sur les partenaires d’affaires  - Cette procédure établit l’étendue des contrôles préalables à effectuer à l’endroit des partenaires d’affaires et des intermédiaires avant que l’attribution d’un quelconque mandat ne soit autorisée. Cette procédure est effectuée au moyen d’un logiciel qui contrôle le flux des attributions respectives et fournit une vision globale de l’exposition aux risques liés aux tierces parties.
  • POS sur les dons et les commandites  - Cette procédure définit les principes entourant les dons de charité et les commandites ainsi que les causes prioritaires à soutenir. Elle établit les principes directeurs et les critères d’évaluation sur lesquels sont fondées nos décisions relativement aux dons.
  • POS sur les cadeaux et marques d’hospitalité  - Cette procédure définit les politiques entourant les pratiques d’offrir ou d’accepter des cadeaux ou des marques d’hospitalité. Elle comprend trois outils importants : la fiche d’évaluation de la conformité – Offre de cadeaux et de marques d’hospitalité, la fiche d’évaluation de la conformité – Acceptation de cadeaux et de marques d’hospitalité et le formulaire de pré-autorisation d’offre de divertissement.

Formation

Au cours des trois dernières années, plus de 5 700 employés ont participé à la formation en personne portant sur la lutte contre la corruption


Nous avons mis sur pied un programme de formation exhaustif qui vise à sensibiliser les employés de tous les niveaux hiérarchiques aux pratiques anticorruptions. Ce programme de formation en classe est offert aux employés susceptibles de faire affaire avec des tiers dans plus de 100 sites partout dans le monde.

Nous proposons également des séances de formation en ligne sur l’éthique et la conformité par l’intermédiaire de notre système de gestion de l’apprentissage (SGA).

Tous les employés et consultants doivent suivre chaque année une formation et obtenir une certification en regard du Code d’éthique et de conduite dans les affaires, code qui est mis à jour périodiquement. Pour ceux qui n’ont pas accès à un ordinateur, la formation sur le Code est offerte en classe dans le cadre de discussions et à l’aide de pictogrammes.

De plus, à la suite de leur contrôle préalable et de leur approbation, les partenaires d’affaires affichant un risque élevé doivent obligatoirement suivre une séance de formation anti-corruption.


Communications en matière de conformité

Une communication pertinente et cohérente est essentielle à la pérennité d’un programme.


À l’interne, nous utilisons tous les canaux de communication possibles pour rejoindre nos employés et veillons à publier fréquemment des messages cohérents sur des questions d’éthique et de conformité.

À l’externe, nous transmettons aux parties prenantes des renseignements détaillés sur nos initiatives en matière d’éthique et de conformité, une liste des personnes-ressources qui peuvent rapidement répondre à toutes les questions et préoccupations, et des précisions sur la vision de l’entreprise ainsi que sur ses plans d’avenir.

Site intranet dédié à l’éthique et à la conformité

Notre site intranet est mis à jour de façon régulière et propose une variété de renseignements en matière d’éthique et de conformité, en anglais et en français.

  • En voici quelques exemples :
  • Une liste des services offerts
  • Toutes les politiques et POS liées à la conformité, les annexes et les documents de référence
  • Des instructions pour signaler les infractions à toute politique ou POS
  • Des liens vers le code d’éthique et de conduite dans les affaires
  • Du matériel informatif et de formation
  • Les coordonnées des membres de l’équipe
  • L'accès à la ligne d'assistance en matière d'éthique
  • Toutes les politiques et POS liès à l'éthique et leurs annexes et fiches informatives
  • Les instructions pour communiquer une violation de nos politiques ou procédures opérationnelles standardisées
  • Des liens vers le code d'éthique en diverses langues
  • De la documentation et des applications
  • Du matériel de formation et informatif
  • Les coordonnées des membres de l'équipe
  • Des foires aux questions sur divers sujets

Poster-code-2015-enPictogrammes

Des pictogrammes ont été spécifiquement conçus pour être utilisés dans des présentations, sur des affiches et dans les séances de formation à l’intention des employés qui ne peuvent ni lire ni écrire dans une de nos langues officielles.




Principaux éléments du programme d’éthique et de conformité de SNC-Lavalin

Ce document contient les principes directeurs de notre programme d’éthique et de conformité et décrit comment nous appliquons les éléments prévenir, détecter et agir à nos affaires.

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Ateliers d’évaluation des risques

Les risques font partie de la vie; c’est la gestion des risques qui fait toute la différence.


risk-mngt-workshopsChaque année, toutes les unités d’exploitation, fonctions d’entreprise et régions doivent participer à des ateliers d’évaluation des risques de conformité afin d’évaluer l’efficacité du programme de conformité et de déterminer les mesures d’atténuation pertinentes.

Cette façon de faire nous permet d’améliorer constamment notre programme en adoptant de nouvelles politiques, des procédures améliorées, des plans de communication et en développant un matériel de formation pertinent.


Contrôle de conformité préalable aux fusions et acquisitions


Nous nous assurons que seules les entreprises engagées envers l’éthique s’associent avec nous

Nous nous engageons fréquemment dans l’acquisition d’autres entreprises, dans des investissements et dans la recherche de partenariats stratégiques et de coentreprises. Ainsi, c’est sans surprise que nous exerçons un contrôle préalable adéquat avant de passer un accord ou d’amorcer une relation d’affaires avec un tiers.


Action collective


Nous voulons aider les autres à éviter tout problème en matière d’éthique et de conformité.

L’action collective consiste à regrouper des entreprises qui poursuivent les mêmes objectifs en matière d’éthique et de conformité. Nous soutenons la lutte contre la corruption dans le monde et nous continuons de favoriser un dialogue constructif entre les gouvernements, les industries et les entreprises.

Nous voulons aussi partager nos réalisations avec d’autres afin qu’ils puissent profiter de notre expérience.

Voici certaines des initiatives prévues faisant partie de notre action collective :

  • Partnering Against Corruption Initiative (PACI)
  • Pacte mondial des Nations Unies
  • TRACE International Canada
  • Participation en tant que panéliste ou conférencier dans plus de trente conférences traitant d’éthique et de conformité dans une dizaine de pays
  • Rayonnement et partage d’information sur les meilleures pratiques en matière d’éthique et de conformité avec nos compétiteurs et les communautés académiques
  • Coopération avec les universités canadiennes pour participer activement à des conférences portant sur l’éthique dans le monde des affaires