Le développement durable à l’œuvre - Rapport 2015

Prévention

Éthique et conformité : Prévention

L’excellence en matière d’éthique et de conformité commence avec le ton donné par la haut direction. Chez SNC-Lavalin, la haute direction participe à toutes les étapes de notre parcours vers l’excellence en matière d’éthique et de conformité, et en assume la responsabilité.

Nous nous efforçons donc d’établir et de respecter des normes les plus strictes quant à la manière d’intégrer l’éthique au sein même de toutes nos activités et de faire preuve de plus de transparence dans nos interactions avec nos parties prenantes.

Les éléments suivants du programme d’éthique et de conformité nous aident à atteindre des résultats de premier ordre en matière d’éthique et de conformité :

  • politiques et procédures solides;
  • gestion efficace des risques de conformité;
  • formation continue des employés;
  • communications claires et cohérentes à toutes les parties prenantes;
  • soutien et conseils opportuns et avertis;
  • contrôle préalable des partenaires d’affaires et des fusions et acquisitions;
  • processus de gestion du personnel;
  • partenariats avec les parties prenantes externes.
La responsabilité incombe à chaque gestionnaire

Tous les gestionnaires de SNC-Lavalin doivent s’assurer que les décisions d’affaires prises et les actes posés à l’intérieur de leur sphère de responsabilité soient toujours en parfait accord avec les exigences légales, ainsi qu’avec nos propres valeurs et principes directeurs. Des critères de rendement en éthique et en conformité ont été intégrés au système de rémunération des gestionnaires et, en résumé, nous nous attendons à ce qu’ils montrent l’exemple tant par leurs paroles que par leurs actes.

Politiques et procédures

Nos politiques établissent les règles et les principes directeurs hautement pertinents pour l’ensemble de la Société, peu importe l’entité géographique. Les politiques font l’objet d’une révision annuelle. Les procédures opérationnelles standardisées facilitent l’uniformisation des tâches et des processus à l’échelle de la Société. Depuis 2012, plusieurs politiques d’entreprise ont été révisées ou adoptées pour consolider notre cadre de gouvernance.

En 2014, nous avons établit un cadre de gouvernance du projet de refonte des politiques comme partie intégrante d’un mandat mondial visant à renforcer la gouvernance. Celui-ci fournit un processus strict d’élaboration de procédure et de politique, ainsi que de déploiement et de mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise.

Pour plus d’information, consulter les principaux éléments de la brochure sur le programme d’éthique et de conformité de SNC-Lavalin.

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Éducation et formation

Nous nous efforçons de veiller à ce que tous les employés de tous les emplacements comprennent et respectent les normes de conduite que nous attendons d’eux.

  • Formation en classe de sensibilisation à la lutte anticorruption et à la conformité : en cours à plus de 100 emplacements à l’échelle mondiale. La séance de 3,5 à 5 heures est obligatoire pour tous les membres de la direction, ainsi que pour le personnel en développement des affaires, approvisionnement, gestion de projet et relations gouvernementales.Près de 10 % de tout le personnel a suivi cette formation jusqu’à maintenant.
  • Formation « Ton donné par la direction » : pour tous les membres du comité de exécutif, du comité d’exploitation et du conseil d’administration.
  • Certification 2015 du Code d’éthique et de conduite dans les affaires : pour tous les employés et consultants.
  • Formation au processus de feuille de pointage sur les cadeaux et les marques d’hospitalité : en cours pour tous les employés, assistants et utilisateurs clés, au besoin.
  • Formation au processus de contrôle préalable des partenaires d’affaires : en cours pour tous les utilisateurs et approbateurs, au besoin.

En raison du processus d’intégration de la société Kentz, la certification de tous les employés cols bleus de Pétrole et gaz sera complété d'ici au 30 juin 2015, au moyen de pauses-éthique en personne.

Communications

Notre intranet : Infozone
Sur notre intranet, on retrouve une section, mise à jour régulièrement, sur l’éthique et la conformité à l’intention des employés avec des renseignements utiles en français et en anglais. Elle comprend :

  • le Code d’éthique et de conduite dans les affaires;
  • des questions fréquemment posées et des documents pratiques;
  • des outils de processus de conformité comme l’outil technologique sur le contrôle préalable des partenaires d’affaires, ainsi que les feuilles d'évaluation sur les cadeaux et les marques d’hospitalité;
  • des politiques et de la documentation en matière de conformité;
  • les coordonnées de l’équipe de conformité et du Centre de consultation sur la conformité.

S’assurer de rejoindre tous les employés
graph-ethics-code-content En 2014, nous avons créé une affiche avec des pictogrammes à utiliser lors de la formation sur le Code d’éthique et de conduite dans les affaires pour nos employés qui ne lisent ni ecrivent dans aucune de nos langues officielles.

Manuel anticorruption
Publié en septembre 2013, ce manuel est un complément au Code d’éthique et de conduite dans les affaires. Il donne un aperçu de l’approche adoptée par la Société pour gérer et atténuer le risque de corruption dans l’exercice quotidien de ses activités commerciales. Il énonce les principes obligatoires dans les domaines suivants considérés à risque :

  • cadeaux et marques d’hospitalité;
  • paiements de facilitation;
  • contributions politiques
  • dons de bienfaisance de l’entreprise;
  • commandites;
  • partenaires d’affaires;
  • tenue de registres;
  • fusions et acquisitions, coentreprises et participations minoritaires.

 

Contrôle préalable

Nous avons établi des mécanismes clairs pour effectuer un contrôle préalable dans plusieurs secteurs, notamment concernant :

  • les nouveaux employés de l’équipe de direction et les administrateurs nouvellement nommés au conseil d’administration;
  • les partenaires d’affaires (p. ex. : entrepreneurs généraux, sous-traitants, agents, architectes);
  • les fusions et acquisitions.

Dans tous les cas, nous visons à faire en sorte que nos dirigeants, nos directeurs et nos partenaires partagent notre engagement envers l’excellence en matière d’éthique et de conformité.

Conseil d’administration
Au cours des trois dernières années, notre conseil a subi des changements importants avec la nomination de :

  • Robert G. Card (chef de la direction), Chakib Sbiti et Eric Siegel en 2012
  • Jacques Bougie, Lise Lachapelle et Alain Rhéaume en 2013
  • Lawrence Stevenson, président du conseil en 2015

Des consultants crédibles et indépendants ont effectué un contrôle préalable pour chacune de ces embauches et nominations.

Partenaires d’affaires
Nous nous efforçons d’être transparents et d'avoir des rapports clairs avec les tiers avec lesquels nous avons des relations d'affaires. Nous voulons collaborer assidûment avec des tiers qui partagent nos valeurs et notre culture d’intégrité. Par conséquent, avant de passer un accord avec un partenaire d’affaires, nous prenons certaines mesures pour bien évaluer la relation d’affaires et atténuer les risques qu’elle présente.

Le processus de contrôle préalable de nos partenaires d’affaires nous permet d’orienter nos décisions sur une transparence totale et sur une évaluation des risques qui engage la responsabilité des tiers. Ce processus exhaustif, rendu possible par une solution technologique conviviale, détermine l’étendue des contrôles nécessaires et les approbations requises.

Évaluations annuelles des risques de conformité

Désormais, chaque secteur, fonction et région participe à un atelier annuel sur l’évaluation des risques de conformité. Cet atelier contribue à l’évaluation de l’efficacité de notre programme d’éthique et de conformité et à l’identification de mesures appropriées d’atténuation des risques.

Des forces unies contre la corruption

Nous sommes des membres actifs de la « Ethics & Compliance Association » (ECOA), l’organisme mondial prédominant qui regroupe des spécialistes en matière d’éthique et de conformité. Par le biais de l’ECOA, les responsables de l’éthique et de la conformité apprennent les uns des autres et favorisent un engagement mondial envers l’éthique et l’intégrité.

Depuis 2012, nous sommes membres de TRACE International. Cet organisme sans but lucratif se consacre à faire progresser la transparence commerciale à l’échelle internationale en offrant du soutien à la conformité pour la lutte anticorruption. À titre de membre certifié de TRACE, SNC-Lavalin est considérée comme un partenaire préapprouvé pour les multinationales voulant faire affaire avec des organisations déterminées à se doter de pratiques commerciales transparentes.

Rayonnement additionnel
Nous avons bonifié notre programme de rayonnement en :

  • participant à des ateliers et à des réunions d’échange des meilleures pratiques avec les responsables de la conformité des clients, des compétiteurs et d’autres parties prenantes;
  • ayant des ententes de coopération avec les universités canadiennes où se donne une formation globale en éthique des affaires.

En 2014, nous avons commencé à explorer les initiatives suivantes afin de promouvoir des conditions de marché justes et équitables :

Partage du savoir

Nous avons appris énormément sur les aspects nécessaires à un rendement de calibre mondial en matière d’éthique et de conformité. En 2014, plusieurs établissements universitaires, associations nationales, organismes mondiaux et organisateurs de congrès nous ont consultés pour tirer parti de notre savoir et de notre expérience.

Notre équipe d’éthique et de conformité est continuellement en demande pour parler de notre histoire lors de réunions et d’événements importants. Nous souhaitons que le partage de notre expérience puisse aider d’autres parties prenantes de notre industrie à améliorer leurs processus d’éthique et de conformité, ce qui en fin de compte mènera à des conditions de marché plus équitables.