Bâtisseurs d’avenir, de façon durable – Rapport 2015

Éthique et conformité

Éthique et conformité

Nous continuons d’officialiser nos pratiques exemplaires et de les renforcer. Notre programme d’éthique et de conformité vise à nous aider à mener nos activités conformément à nos valeurs. Ce n’est pas qu’un simple programme, c’est une manière de faire des affaires.

Nous sommes fiers de notre programme d’éthique et de conformité. Notre engagement envers ses principes et nos valeurs nous a permis d’obtenir des marques de reconnaissance concrètes confirmant que nous sommes sur la bonne voie:

  • Nous sommes signataire du Pacte mondial des Nations Unies, et nous nous engageons à ce que nos politiques d’entreprise comprennent et appuient les dix principes de ce pacte.
  • Nous avons récemment remporté de grands projets au Canada – dont des contrats du gouvernement – d’une valeur de plus de 8 milliards de dollars, ce qui témoigne de la confiance de nos clients en notre capacité non seulement d’accomplir le meilleur travail, mais aussi de le faire de manière éthique.
  • Le programme d’éthique et de conformité de SNC-Lavalin a été reconnu par les autorités brésiliennes, et SNC-Lavalin est maintenant inscrite parmi les entreprises intègres en vertu de la nouvelle Clean Company Act.
  • Notre chef de la direction a été invité à se joindre à la communauté Partnering Against Corruption Initiative (PACI) Vanguard, un groupe formé dans le cadre du Forum économique mondial. Cette communauté regroupe 25 présidents-directeurs généraux du monde entier issus de différents secteurs, dont le mandat consiste à collaborer à la lutte contre la corruption. Il a également participé à titre de conférencier à l’assemblée des administrateurs en infrastructures et développement urbain du Forum économique mondial en janvier 2015.
  • Nous sommes souvent invités aux quatre coins du monde pour parler de mesures anticorruption et de conformité dans le cadre de conférences nationales et internationales, dont celles organisées par Transparency International, TRACE International, l’Association internationale du barreau, C5 Group, l’International Anti-Corruption Committee de l’American Bar Association, Kinstellar, l’Engineering and Construction Risk Institute, Marcus Evans et IBC Legal, pour n’en nommer que quelques-uns.
  • Nous sommes aussi régulièrement invités par des universités, des associations et des organismes fondés sur l’éthique à faire des présentations à titre de spécialistes de l’éthique et de la conformité, notamment par Ethisphere, l’Ethics & Compliance Officer Association, EthicScan et le Canadian Business Ethics Research Network (CBERN).
Code d’éthique

Notre Code d’éthique et de conduite dans les affaires est au cœur de notre programme d’éthique et de conformité et présente nos attentes en matière d’intégrité et d’éthique dans nos relations d’affaires. Nous le révisons chaque année pour veiller à ce qu’il soit à jour. En plus de faire partie intégrante de notre programme d’accueil, le processus annuel de formation et de certification au Code d’éthique est une condition d’emploi. Même les membres du conseil d’administration doivent suivre la formation et obtenir la certification. Chaque gestionnaire, à chaque niveau hiérarchique, doit s’assurer que nous offrons un rendement de calibre mondial en matière d’éthique et de conformité.

Quelques chiffres

Taux de certification au Code d’éthique en 2015*: 99.5%

Le Code d’éthique et de conduite dans les affaires est offert en 11 langages

* L’ensemble des employés ne comprend pas les corps de métier.

Communications

Nous veillons à ce que toutes les parties prenantes reçoivent des messages clairs et cohérents, tant à l’interne qu’à l’externe. Nos communications internes comprennent la diffusion fréquente et cohérente de messages de conformité, le lancement de campagnes de communication sur l’éthique et la conformité et l’utilisation de tous les moyens de communication possibles, qu’il s’agisse du blogue de notre président, des réunions de gestion, des évaluations annuelles du rendement ou de notre intranet.

Nous préparons les « minutes éthiques » que les gestionnaires utilisent au début des réunions afin de favoriser un changement de culture à l’échelle de l’entreprise. Comme notre programme de sécurité, qui est devenu un élément central des réunions des services et des réunions à l’échelle de l’entreprise depuis plus de dix ans, l’intégrité fait maintenant partie intégrante des réflexions, des plans et des actions de chacun.

À l’externe, nous fournissons des renseignements détaillés sur nos initiatives en matière d’éthique et de conformité, une liste des personnes-ressources qui peuvent rapidement répondre à toutes les questions et préoccupations et des précisions sur la vision de l’entreprise ainsi que sur ses plans d’avenir. Nous communiquons aussi fréquemment et régulièrement notre message sur l’éthique et la conformité lors de conférences nationales et internationales, ainsi qu’auprès d’universités, d’associations et d’organismes fondés sur l’éthique. En outre, lors de l’Assemblée générale annuelle de 2015, notre président et chef de la direction a adressé aux actionnaires un message clair sur l’éthique et la conformité.

Quelques chiffres

Pourcentage des billets du blogue du président portant sur l’éthique et la conformité en 2015: 100% (12 billets de blogue) 

Nombre total de consultations de la section Éthique et conformité du site Web de l’entreprise en 2015: 24,000+ 

Information et formation

Nous nous efforçons de veiller à ce que tous les employés de tous les emplacements comprennent et respectent les normes de conduite que nous attendons d’eux. Les modules de formation sont constamment améliorés et intégrés dans le système de gestion des apprentissages, qui comprend des modules de formation en ligne s’adressant à des groupes cibles précis et des modules généraux non obligatoires pour tous. La formation continue comprend :

Formation en classe de sensibilisation à la lutte anticorruption et à la conformité. Cette séance de formation de 3,5 heures est offerte à l’échelle mondiale et est obligatoire pour les employés occupant des « postes névralgiques », dont tous les dirigeants et les cadres supérieurs et intermédiaires, ainsi que tout le personnel du développement des affaires, de l’approvisionnement, de la gestion de projet, de la gestion générale et des relations gouvernementales.

Certification au Code d’éthique et de conduite dans les affaires. Cette formation est suivie chaque année par tous les employés (permanents, occasionnels, temporaires, contractuels, à temps plein ou à temps partiel, et autres), consultants, employés détachés, dirigeants et membres du conseil d’administration de SNC-Lavalin.

Formation sur la lutte anticorruption. Cette formation est obligatoire pour tous les membres de la haute direction et pour l’ensemble des employés des services Affaires juridiques, Développement des affaires, Finances et Approvisionnement.

Formation sur le processus relatif au formulaire de revue de conformité pour les cadeaux et les marques d’hospitalité. Cette formation vise les employés, les adjoints et les utilisateurs clés, au besoin. Nous avons aussi ajouté deux nouvelles séances de formation en ligne sur les cadeaux et les marques d’hospitalité : une sur l’offre et l’autre sur l’acceptation.

Formation sur le processus de contrôle préalable des partenaires d’affaires. Cette formation vise les employés qui travaillent avec des partenaires d’affaires et comprend des directives sur l’utilisation d’une solution de technologies de l’information pour le contrôle préalable.

Formation des partenaires d’affaires. Certains de nos partenaires d’affaires doivent suivre une formation en ligne obligatoire sur les pratiques anticorruption.

Quelques chiffres

Nombre d’employés ayant suivi la formation en classe sur les pratiques anticorruption en 2015:

plus de 1 700

Emplacement de la formation en classe sur les pratiques anticorruption et de sensibilisation à la conformité : en cours dans plus de 100 villes à travers le monde

Nombre de participants aux séances de formation sur le processus de contrôle préalable des partenaires d’affaires 

en 2015: 1 050

Nombre de séances de formation pour les partenaires d’affaires: 57

Centre de consultation en matière d’éthique

Notre centre de consultation en matière d’éthique s’adresse aux employés souhaitant obtenir des renseignements ou des conseils sur la façon d’aborder les questions d’éthique qui pourraient être soulevées dans le cours normal de leurs activités. Il s’agit d’une manière simple et pratique pour les employés de joindre l’équipe dédiée à l’éthique et à la conformité; cependant, le Centre n’est qu’une des façons pour les employés de poser des questions. La plupart d’entre eux s’adressent directement à leur supérieur ou à leur responsable de la conformité.

Les questions posées couvrent de nombreux sujets, notamment les pratiques anticorruption, les conflits d’intérêts, les dons d’entreprise, la confidentialité et la protection des données, l’éthique et la conformité, les cadeaux et les marques d’hospitalité, les ressources humaines, les délits d’initié, la protection des actifs de l’entreprise, les comportements en milieu de travail ainsi que la santé et la sécurité au travail.

Quelques chiffres

Nombre de demandes auxquelles a répondu le centre de consultation en matière d’éthique en 2015: 161

Contrôle préalable adéquat des partenaires d’affaires

Nous nous efforcerons au mieux de communiquer nos attentes en matière d’éthique et de conformité à nos partenaires d’affaires et nous les encourageons à adopter des principes et des pratiques qui sont comparables aux nôtres. Tous nos partenaires d’affaires doivent signer l’Attestation de conformité anticorruption, qui confirme leur engagement à respecter les mêmes normes de conduite dans les affaires et pratiques que SNC-Lavalin.

Nous nous attendons à ce que nos partenaires d’affaires adhèrent à nos principes, à notre culture et à nos valeurs en affaires, et respectent les lois et règlements en vigueur. Le contrôle diligent de la conformité des partenaires d’affaires repose sur un processus de technologies de l’information de pointe. Le processus d’approbation et sa fonction de surveillance continue offrent une transparence à l’échelle mondiale quant à l’exposition aux risques liés aux tierces parties.

Quelques chiffres

Nombre de contrôles préalables des partenaires d’affaires menés l’an dernier: 964

Pourcentage de partenaires d’affaires présentant un risque faible, moyen ou élevé:

  • Risque faible 75%
  • Risque moyen 20%
  • Risque élevé 5%

Régions où l’on trouve le plus de partenaires d’affaires:

  • Amérique du Nord (47%)
  • Europe (17%)
  • Moyen-Orient et Inde (14%)

Secteurs effectuant le plus grand nombre de contrôles préalables des partenaires d’affaires:

  • Infrastructures (38%)
  • Pétrole et gaz (29%)
  • Énergie (16%)
Politiques et procédures

Les politiques d’entreprise établissent les règles et les principes directeurs pour l’ensemble de l’organisation, peu importe le secteur géographique. Pour leur part, les procédures opérationnelles standardisées (POS) de l’entreprise énoncent les règles portant sur un sujet particulier ou un ensemble d’instructions sur la manière de s’acquitter d’une fonction afin de garantir l’uniformisation des tâches et des processus au sein de l’organisation. Les politiques ont un champ d’application large et global, tandis que les POS peuvent s’appliquer à une région géographique, à une unité d’exploitation ou à une unité fonctionnelle précise.

Notre comité de surveillance des politiques, dont le mandat est d’établir les bonnes pratiques en matière de gestion des politiques et de soutenir le processus d’examen de tous les documents de politique nouvellement créés ou révisés, se réunit chaque mois pour passer en revue les nouvelles politiques et procédures proposées.

Ce comité est formé du coordonnateur des politiques et des représentants de chaque fonction d’entreprise : Gestion des risques d’entreprise, Éthique et conformité, Finances, Ressources humaines mondiales, Systèmes de gestion intégrée, Vérification interne, Affaires juridiques et Marketing, stratégie et relations extérieures.

Voici certaines des politiques, POS et lignes directrices présentant les règles et les directives aux employés en ce qui a trait à notre engagement envers l’éthique et la conformité:

  • Politique en matière de réglementation antitrust et de concurrence;
  • Politique relative aux contributions politiques;
  • POS sur les partenaires d’affaires;
  • POS sur les dons, commandites, engagement des employés et adhésions corporatives;
  • POS sur les cadeaux et marques d’hospitalité;
  • POS sur l’embauche d’un agent ou ex-agent public ou d’un de ses proches parents;
  • Lignes directrices sur la déclaration de conflit d’intérêts;
  • Lignes directrices sur la tenue de livres et de registres appropriée.

Quelques chiffres

Nombre de nouvelles politiques créées en 2015: 10

Nombre de nouvelles POS créées en 2015: 30 

Services touchés par les nouveaux documents de politique: Éthique et conformité, Finances, Ressources humaines, Affaires juridiques, Systèmes de gestion intégrée et Communications

Évaluation des risques

Les membres de la haute direction et les gestionnaires principaux de SNC-Lavalin – en collaboration avec les responsables de la conformité appropriés – participent à notre processus d’évaluation des risques sur le plan de l’éthique et de la conformité afin de déterminer et d’évaluer systématiquement les risques dans leur secteur et leur unité d’exploitation.

L’exposition au risque est continuellement vérifiée par rapport à notre programme de conformité pour cerner les lacunes et les ajustements appropriés requis. Nous améliorons nos politiques, nos procédures, nos efforts de communication supplémentaires et nos nouveaux documents de formation en conséquence.

Quelques chiffres

Nombre de participants à l’évaluation des risques de 2015: 247

Signalement

Selon notre POS sur le devoir de signalement, les employés de SNC-Lavalin doivent faire preuve de vigilance dans les situations où un comportement pourrait être illégal ou contraire à l’éthique, en plus d’agir promptement et de façon appropriée pour empêcher ou déceler une conduite répréhensible.

Nous avons mis en place divers moyens de signaler toute situation d’inconduite présumée. SNC-Lavalin a créé une ligne d’assistance confidentielle qui a été confiée à un fournisseur de services externe et qui est joignable en tout temps. Cette ligne permet aux employés comme aux tierces parties (fournisseurs, clients, etc.) partout dans le monde de signaler toute infraction potentielle au Code d’éthique et de conduite dans les affaires de SNC-Lavalin, ainsi qu’aux politiques d’entreprise ou aux lois en vigueur, sans crainte de représailles. Les signalements peuvent se faire par téléphone ou en ligne.

En plus de la ligne d’assistance anonyme en matière d’éthique et de conformité, les employés peuvent communiquer avec leur supérieur, leur responsable de la conformité, leur représentant des ressources humaines ou leur représentant juridique, ou envoyer un courriel au centre de consultation en matière d’éthique.

Quelques chiffres

Modes de signalement utilisés:

  • Courriel: 61%
  • En ligne: 19%
  • Ligne d’assistance en matière d’éthique et de conformité: 10%
  • Poste: 3%
  • Téléphone: 2%

Nombre de langues dans lesquelles il est possible de faire un signalement au moyen de la ligne d’assistance: 170+

Nouvelles allégations de conformité en 2015: 414

Pourcentage de nouvelles allégations ouvertes en 2015 à la suite d’un signalement anonyme: 11%

Enquêtes de conformité menées à terme en 2015: 72% (sur 479)

Sensibilisation

Nos efforts de sensibilisation sont axés sur la participation des parties prenantes externes, notamment nos pairs de l’industrie, nos clients et les experts en matière d’éthique et de conformité, afin d’entretenir un dialogue sur les meilleures pratiques qui mènent à des programmes de conformité efficaces. Ils s’inscrivent dans notre engagement global envers l’excellence en matière d’éthique et l’intégrité.

Nos efforts de sensibilisation comprennent le partage de pratiques exemplaire avec nos concurrents et la communauté universitaire, la collaboration avec des universités canadiennes afin de présenter l’éthique mondiale des affaires et notre participation à titre de présentateurs ou de conférenciers lors de conférences sur l’éthique et la conformité. À l’échelle mondiale, nous sommes membre de la Partnering Against Corruption Initiative (PACI) du Forum économique mondial, du Pacte mondial des Nations Unies et de TRACE International.

Quelques chiffres

Nombre de conférences sur l’éthique et la conformité auxquelles SNC-Lavalin a participé en 2015: 32 

Nombre de conférences internationales: 15 (47%)

Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre programme d’éthique et de conformité, veuillez consulter nos principaux éléments.