PROCÉDURES RELATIVES AUX PLAINTES ET AUX PRÉOCCUPATIONS CONCERNANT LA COMPTABILITÉ, LES CONTRÔLES COMPTABLES INTERNES, LA VÉRIFICATION ET D’AUTRES QUESTIONS
I. INTERPRÉTATION 1Dans les présentes :
- « entreprises » désigne la Société (définie ci-dessous) et toutes ses filiales, sans égard au fait que l’une ou l’autre de celles ci soit cotée ou non en bourse, ainsi que toute coentreprise à laquelle participe la Société ou l’une de ses filiales et tout consortium auquel participe la Société ou l’une de ses filiales, et « entreprise » désigne tant la Société que l’une de ses filiales ou l’une desdites coentreprises ou l’un desdits consortiums;
- « exercer des représailles » contre une personne désigne le fait de la congédier, de la rétrograder, de réduire sa rémunération, de la suspendre ou de la harceler, de la muter à un poste ou dans un endroit non désirable ou d’exercer une autre forme de discrimination à son endroit ou de menacer de le faire, et « représailles » désigne tout acte de ce genre;
- « fait à signaler » désigne :
- (a) toute préoccupation ou plainte au sujet de la comptabilité, des contrôles comptables internes ou de la vérification d’une entreprise;
- (b) un indice pouvant indiquer qu’une activité d’un salarié, d’un administrateur ou d’un dirigeant d’une entreprise pourrait constituer i) une fraude; ii) une violation des lois applicables et/ou iii) un détournement de biens d’une entreprise;
- « informateur » désigne une personne qui communique un fait à signaler conformément aux présentes procédures et toute personne fournissant de l’information dans le cadre de l’enquête portant sur un fait à signaler;
- « rapport » désigne la communication d’un fait à signaler (défini ci dessus) ou de toute information portant sur un fait à signaler;
- « salarié » désigne tout salarié régulier, temporaire, occasionnel et contractuel de la Société ou d’une de ses filiales; et
- « Société » désigne Groupe SNC-Lavalin inc.
II. OBJECTIF, PORTÉE, APPLICATION ET ADMINISTRATION
Conformément à l’engagement de la Société et de ses filiales de maintenir des normes strictes de déontologie dans le cadre de leurs pratiques commerciales, le comité de vérification de la Société a établi des procédures concernant :
- (a) la réception, la conservation et le traitement des plaintes soumises à la Société ou à l’une de ses filiales par toute personne, sous le couvert de l’anonymat ou ouvertement, au sujet de la comptabilité, des contrôles comptables internes ou de la vérification des entreprises; et
- (b) l’envoi confidentiel, sous le couvert de l’anonymat, par les salariés de préoccupations touchant des points discutables en matière de comptabilité ou de vérification.
Les présentes procédures s’appliquent à la Société et à toutes ses filiales. Une filiale de la Société dont les titres sont cotés en bourse peut adopter des procédures qui lui sont propres quant au traitement des plaintes portant sur des questions de comptabilité ou de vérification afin de compléter les présentes; toutefois, ces procédures doivent être conformes aux exigences minimales des normes et des procédures énoncées dans les présentes.
Le comité de vérification de la Société assume l’entière responsabilité de l’administration des présentes procédures. Sous la direction du comité de vérification de la Société, le vice-président, Affaires juridiques de la Société, a la responsabilité d’appliquer les présentes procédures et de veiller à ce qu’elles soient observées par la Société et ses filiales.
III. COMMUNICATION DES PROCÉDURES
Tous les administrateurs, dirigeants et salariés de la Société et de ses filiales recevront un exemplaire des présentes procédures, qui seront également affichées sur le site Web et le site intranet de la Société et de ses filiales.
IV. PROTECTION DES INFORMATEURS ET CONFIDENTIALITÉ
Aucune communication faite par un informateur, agissant de bonne foi, d’un fait à signaler ou d’une information dans le cadre de l’enquête portant sur un fait à signaler n’entraînera de représailles contre l’informateur.
Toute mesure de représailles prise contre un informateur sera considérée comme une violation grave des présentes procédures. Des mesures disciplinaires d’un degré variable de sévérité, pouvant aller jusqu’au congédiement sans préavis, peuvent être prises à l’égard de toute personne dont il a été établi qu’elle a exercé des représailles contre un informateur.
La Société et ses filiales se sont engagées à maintenir des procédures permettant la communication confidentielle, sous le couvert de l’anonymat, d’un fait à signaler. L’identité d’un informateur demeurera confidentielle en tout temps, sauf comme il est expressément permis par l’informateur ou requis par les lois applicables. Les renseignements anonymes et confidentiels relatifs à un rapport ainsi que toute information portant sur les présentes procédures, un fait à signaler ou un rapport ne seront communiqués qu’aux personnes qui ont besoin d’en prendre connaissance, et ce, seulement dans la mesure où ces renseignements leur sont nécessaires pour enquêter adéquatement sur le fait à signaler, conformément aux présentes procédures.
Le service des ressources humaines ne consignera dans ses dossiers aucune mention du rapport soumis par l’informateur qui est un salarié. Cette information sera plutôt conservée dans un dossier distinct et confidentiel pendant une période d’au moins trois (3) ans.
V. COMMUNICATION D'UN RAPPORT
Un rapport devrait, dans la mesure du possible, fournir de l'information suffisante, précise et pertinente (concernant les dates, lieux, personnes impliquées, témoins et montants concernés) concernant le fait à déclarer.
A. EN PERSONNE OU PAR ÉCRITLe salarié est prié de communiquer un fait à signaler en personne ou par écrit à son supérieur immédiat. Cependant, si ce mode de communication ne convient pas dans les circonstances ou n'assure pas un degré de confidentialité suffisant de l'avis du salarié, ou si le salarié préfère agir autrement, le fait à signaler doit être communiqué au vice-président, Affaires juridiques de la Société.
Le membre du public est prié de communiquer un fait à signaler en personne ou par écrit au vice-président, Affaires juridiques de la Société, Groupe SNC-Lavalin inc., 455, boulevard René-Lévesque Ouest, Montréal (Québec) Canada H2Z 1Z3.
B. PAR TÉLÉPHONE
Au Canada ou aux États-Unis, pour communiquer un fait à signaler par téléphone relativement à toute entreprise, un salarié ou un membre du public peut appeler sans frais la ligne de signalement de la Société, au numéro 1-866-303-6552 (cette ligne ne permet pas d'identifier l'appelant ni de le rappeler). Si l'informateur ne désire pas laisser de message concernant la teneur de son rapport mais qu'il préfère s'identifier, il peut indiquer son nom ainsi que toutes les coordonnées permettant de le joindre.
C. PAR VOIE ÉLECTRONIQUE
Pour communiquer un rapport par voie électronique, un salarié ou un membre du public peut utiliser le formulaire en cliquant ici.
VI. TRAITEMENT D'UN RAPPORT
Le salarié qui reçoit un rapport doit, sans égard à l'importance de ce rapport, le soumettre sans délai au vice-président, Affaires juridiques de la Société.
Sur réception d'un rapport, le vice-président, Affaires juridiques de la Société, doit :
- informer le chef de la direction de la Société de la teneur du rapport (si le fait à signaler n'implique pas celui-ci) ou informer le président du conseil de la Société de la teneur du rapport (si le fait à signaler implique le chef de la direction de la Société);
- examiner et évaluer la gravité du fait à signaler et mener une enquête à cet égard au besoin; et
- si le fait à signaler implique le vice-président, Affaires juridiques de la Société, le fait à signaler doit alors être rapporté au chef des affaires financières de la Société.
Les enquêtes portant sur un fait à signaler seront menées dès qu'il sera raisonnablement possible de le faire, compte tenu de la nature et de la complexité du fait à signaler et des questions soulevées dans le rapport. Le vice-président, Affaires juridiques de la Société, fera le suivi de l'évolution de l'enquête auprès de l'informateur, au besoin et quand cela est possible.
Une fois par trimestre ou sur demande du comité de vérification de la Société, le vice-président, Affaires juridiques, présente un sommaire au comité de vérification indiquant le nombre et la nature de tous les rapports reçus au cours du trimestre précédent et décrivant le traitement de ceux-ci, les résultats de l'enquête et les mesures correctives apportées.
VII. PERSONNES RESSOURCES
Un salarié ou un membre du public qui a des questions concernant l’application générale des présentes procédures, un rapport ou un fait à signaler est prié d’appeler sans frais la ligne de signalement de la Société, au numéro 1-866-303-6552 (cette ligne ne permet pas d’identifier l’appelant ni de le rappeler) ou de communiquer avec l’une des personnes suivantes :
- la vice-présidente principale,
Ressources humaines mondiales de la Société,
Mme Diane Nyisztor
(tél. 514-393-1000, poste 2064; téléc. 514-393-3235;
courriel : diane.nyisztor@snclavalin.com); - le vice-président,
Affaires juridiques de la Société,
M. Réjean Goulet
(tél. 514-393-1000, poste 2665; téléc. 514-866-5057;
courriel : rejean.goulet@snclavalin.com); et - le vice-président directeur
et chef des affaires financières de la Société,
M. Gilles Laramée
(tél. 514-393-1000, poste 2055; téléc. 514-395-2486;
courriel : gilles.laramee@snclavalin.com).
(1) Dans les présentes, lorsque le contexte l’exige, le masculin comprend le féminin.